II.Вътрешна система за осигуряване на качеството
1.Описание на вътрешната система за осигуряване на качеството
 За осъществяване на професионалните задължения, които се изискват от Закона за независим финансов одит и вътрешните нормативи на Института на дипломираните експерт счетоводители, „ЕЙ СИ ОДИТ″ ООД въведе система за вътрешен контрол на качеството.
Управителят се грижи и за това, лицата наети като сътрудниците на Дружеството, да бъдат информирани за значението на професионалните права и за правилата, по които „ЕЙ СИ ОДИТ ″ ООД спазва Системата за осигуряване на качеството.
Системата за осигуряване на качество на „ЕЙ СИ ОДИТ ″ ООД включва правила и процедури в следните области:
1.1/ Спазване на професионалните задължения
Професионалните задължения, които се спазват засягат преди всичко независимостта, добросъвестността, дискретността, личната отговорност, поведението, отговарящо на престижа на професията, както и подписване на декларация за задълженията.
Правилата изключват обстоятелства, при които може да се яви опасение за пристрастност и заинтересованост за определен изход при изпълнение на ангажимента /договора/.
Такова опасение за пристрастност има тогава, когато са налице такива обстоятелства, които от гледна точка на едно уведомено трето лице, могат да повлияят необективно при оформянето на решението.
Управителят на дружеството, преди поемане на ангажимент /договор /, проверява за опасности от конфликт на интереси, както и за наличие на независимост.
Спазването на принципа за добросъвестност гарантира, че могат да се поемат само такива ангажименти, за които се разполага с необходимата компетентност и нужното време за тяхното изпълнение.
Ръководството гарантира, че валидните законови разпоредби и специалните правила са достъпни за всички сътрудници.
Още преди да започнат да изпълняват своите служебни задължения сътрудниците се задължават писмено да спазват правилата на Системата за осигуряване на качеството.
Принципът на дискретност означава, че на регистрираните одитори и техните сътрудници не им е позволено да разкриват такива факти и обстоятелства, за които са разбрали и които им са станали известни по време на тяхната професионална дейност и които те могат да използват неправомерно за собствено или за трети лица облагодетелстване.
Това задължение за поведение на дискретност не е ограничено във времето и трябва да се прилага спрямо всяко лице.
Ръководството гарантира, че всички сътрудници са задължени да бъдат дискретни.
За тази цел сътрудниците подписват декларация за дискретност.
Това задължение се поема преди изпълнението на служебните им ангажименти.
Спазването на принципа на лична отговорност означава, че водещите ангажимента одитори трябва да действат на своя собствена отговорност при вземане на решенията.
Задълженията за поведението на одиторите изисква те да се въздържат от всякаква дейност, която е в противоречие с професията им и с престижа на професията. Това е валидно особено тогава, когато дружеството трябва да се ангажира за дейност, която нарушава задълженията им. Регистрираните одитори са задължени да обърнат внимание на възложителите на ангажименти за възможни нарушения на законите, които са установили в рамките на възприемане на своите задачи.
Правилата осигуряват колегиално поведение при поемане на ангажиментите.
Сътрудниците при своето назначаване на работа, така също и ежегодно при поемане на ангажимент подписват декларация, с която те приемат спазването на настоящите професионални задължения.
1.2/ Приемане на ангажимента
Правилата за приемане на ангажимента гарантират, че ще бъдат приети и продължени само такива договори , които могат да бъдат изпълнени в съответствие с професионалните стандарти и правни изисквания и че специализираното одиторско предприятие издава доклади, които адекватно отговарят на доказателствата събрани по време на ангажимента.
Изключителната отговорност за приемането, продължаването и завършването на ангажименти се носи от отговорния за тях одитор, който едновременно с това е и съдружник и/или управител.
Преди приемане на ангажимента, или неговото продължаване, водещият одитор прави анализ относно свързаните с договора рискове. Преценява наличието на достатъчно личен опит и компетенции за поемане на ангажимента.Преценява своя и на екипа времеви капацитет.
Водещия одитор, декларира с декларация за всеки ангажимент спазването на принципа за независимост. Съвместно с другите одитори, водещия одитор коментира възникнали идентифицирани потенциални конфликти на интереси. Ако конфликтите на интереси не могат да се решат, ангажиментъг трябва да се откаже, или да се прекрати.
При договори, които в последствие се налагат промените в рисковете за възложителите, внимателно трябва да се преценяват, дали в дадения случай ще са необходими специални знания.
Документиране приемането и продължаване на ангажимента.
Всеки ангажимент се потвърждава чрез писмо- потвърждение /Писмо за приемане на одиторски ангажимент/.
Към него се прилага „Договор за одиторска проверка”.
Ако се появят обстоятелства, които водят до обстоятелство, че един договор не може да се продължи, то водещият одитор трябва незабавно да прекрати договора.
При поемане на договор за одит, когато за предходната година отчета е заверен от предишен одитор, се взема съгласието на възложителя за осъществяване на контакт с предхождащия одитор.
Ако възложителят не се съгласи с това, то договорът трябва да се откаже. Водещият одитор решава по собствено осмотрение за специализираните и професионално-правни допустими преценки.
1.3/Организиране и обучение на персонала
Правилата за развитие и планиране на персонала в ЕЙ СИ ОДИТ ООД, целят да има винаги в наличност достатъчно ресурси и персонал и сътрудниците да са достатъчно квалифицирани, както и готови, да спазват общите професионални задължения, за да може да се извърши съгласно реда изпълнението на одита. Затова се осигурява достатъчна информираност на сътрудниците.
В областта, в която се извършва одит, се използват само такива сътрудници, които имат изискваната квалификация в личностен план и като специалисти. Още при назначаването на сътрудници за извършване на проверки основна значение се придава на подходящото първоначално образование, на завършеното професионално образование и /или/ завършеното висше образование. Преценката на кандидатите се прави от управителя и от от водещия ангажимента одитор.
След назначаване сътрудниците се обучават в рамките на специалното им образование и квалификация във фирмата и извън фирмата в данъчната област и в търговско-правната област.
Проверка на знанията и поддържане на професионалните качества се изисква изрично от ръководството.
Сътрудниците се оценяват при ежегодните разговори на базата на самооценката.Наред с чисто специализираните знания теми на разговорите са социалната компетентност и поставянето на лични цели.
1.4/ Планиране на ангажиментите
Планирането на всички ангажименти служи за добросъвестното упражняване на професията. Начинът и приемането на необходимото планиране се определят в зависимост от съответните особености на договорите, които трябва да се извършат.
Чрез един самостоятелно изготвен преглед използването на сътрудниците се легитимира във връзка с възложената задача при започването на изпълнението и при завършване на ангажимента, с период от време, който е необходим, както и с имената на необходимите сътрудници.
Критерий за избор на сътрудниците е квалификацията по специалността им и опита във връзка с особеностите на договора.
Планирането се извършва в началото преди поемане на ангажименти и то се адаптира и актуализира непрекъснато. Сътрудниците се информират постоянно за актуалното ниво на планиране.
1.5/ Организация на ангажимента
Организирането на поетия атгажимент предвижда:
-Спазването на законовите разпоредби и специалните правила за изпълнението на поетия атгажимент.
-Ръководство на екипа, натоварен с поетия атгажимент.
-Текущия надзор на изпълнението на поетия атгажимент и последваща проверка на резултатите.
-Свързаното с поетия атгажимент осигуряване на качеството
-Решаване на различията в мненията
-Приключване на документацията по поетия атгажимент и архивиране на работните документи
За организацията на изпълнението на поетия атгажимент е компетентен водещия одитор. Надзорът за спазването на специалните правила, както и на общите професионални задължения е задължение на водещия одитор.
Спазването на законовите разпоредби и специализираните правила за осъществяване на поетия атгажимент трябва да се надзирава в отделния случай от отговорният водещ одитор.
Сътрудниците трябва да проведат действията по одита и да оформят работните документи чрез използване на въведените формуляри и анкети, които се базират най-вече на специализираната литература и Международните одиторски стандарти.
Различията в мненията на екипа, който реализира одита, се разрешават от водещия одитор. |
Съдружниците, регистрирани одитори ежегодно посещават семинари провеждани както от ИДЕС, така и от други организации. 